Agilité, digitalisation, transversalité, engagement, les défis du manager version 2017 sont nombreux. Mais, quand il s’agit en plus de manager des collaborateurs qui ne sont pas physiquement au bureau, la tâche se complexifie : s’assurer de la cohésion de l’équipe, du bon niveau d’information de chacun, de la mise en œuvre des ressources adéquates pour la réalisation des objectifs… L’introduction du télétravail (qu’il soit partiel ou total) au sein d’une équipe, impacte toute l’organisation et les modes de collaboration. Coordination, motivation, communication, tous les leviers du management sont bouleversés. Alors que l’accord d’entreprise ou la charte de télétravail donnent un cadre d’exercice du télétravail très général, il revient ainsi au manager d’orchestrer ce mode d’organisation du travail au quotidien. Avec à la clé une amélioration de l’efficacité bénéfique à toute l’équipe et à l’entreprise.
Voici quelques conseils utiles pour relever ce défi :
1. Définir des règles du jeu en équipe
La solution pour que la mise en place du télétravail ne rime pas avec contrainte et désorganisation ? Définir avec son équipe des règles du jeu claires sur la pratique du télétravail au quotidien : les plages de joignabilité et points de rendez-vous téléphoniques ou en visioconférence, les règles de consultation auprès de ses collègues avant de poser un jour de télétravail mobile, le jour qui ne peut pas être télétravaillé pour permettre à l’équipe de se réunir physiquement, les bonnes pratiques de communication des informations importantes aux collaborateurs n’ayant pas assisté à une réunion etc…
Le manager devient facilitateur en coordonnant la définition collaborative d’un savoir-vivre du télétravail, mais aussi leader-communiquant en rappelant régulièrement ces règles définies ensemble.
2. Communiquer des objectifs clairs
Fini le micro management avec la mise en place du télétravail ! Le collaborateur gagne en autonomie pendant sa journée de travail à distance. Le management par objectifs devient incontournable. Il suppose la communication d’objectifs clairs, non seulement individuellement mais aussi en équipe. Cela implique la transmission en amont d’une vision des missions de chacun et de leur contribution aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
Un outil utile emprunté aux équipes projets facilite l’identification des responsabilités au sein de l’équipe : les logiciels de gestion de tâches ou de suivi de projet tels que Trello, Todoist, Taskworld…. Ils permettent à chaque collaborateur de visualiser les projets en cours, la répartition des responsabilités et de suivre en direct l’avancement des dossiers.
3. Préserver le contact direct
Les outils et habitudes de communication actuels favorisent peu le contact direct et les échanges ont tendance à perdre en qualité. Quand un manager ne peut plus héler un collaborateur dans le couloir pour échanger 3 idées, il est d’autant plus tenté de céder au « tout email ». Le risque : non seulement encombrer la boite email du télétravailleur mais surtout rompre le lien humain avec celui-ci.
La solution pour les jours de travail à distance : privilégier le contact direct par téléphone ou visio-conférence plutôt que les échanges écrits par email. Elle présente un double avantage (i) pour le télétravailleur de se sentir soutenu et impliqué, et (ii) pour le manager de percevoir l’état émotionnel et de motivation de son collaborateur : l’inquiétude, le stress, la détermination… Le langage non-verbal du manager quant à lui transmet autant de micro-signaux dont le collaborateur à distance a besoin : encouragement, connivence, enthousiasme etc…
Le manager doit donc être doublement attentif à garder un fort lien personnel avec ses collaborateurs qui travaillent à distance afin de prévenir tout sentiment d’isolement : rester à l’écoute, accuser réception de ses messages (« bien reçu, je regarde ça très vite »), se montrer disponible pour des feed-back, favoriser les rencontres en équipe…
4. Faciliter le travail en équipe grâce aux outils collaboratifs
Lorsqu’une équipe comprend un ou plusieurs collaborateurs travaillant à distance, l’adoption de l’agenda électronique partagé par l’ensemble des collaborateurs et managers est indispensable. Il permet de connaitre les disponibilités des différents membres de l’équipe et d’organiser des réunions physiques ou à distance ad hoc avec plus d’efficacité.
Afin de favoriser l’autonomie des collaborateurs et encourager leurs contributions au bon fonctionnement de l’entreprise, le manager pourra proposer un certain nombre d’outils collaboratifs, par exemple :
- La mise en commun d’informations et données pouvant servir à l’ensemble de l’équipe sur un serveur partagé et des outils de co-rédaction de documents.
- Un forum de discussion permettant aux collaborateurs de s’entre-aider sous forme de questions-réponses accessibles à tous
- Un blog communautaire pour partager les bonnes pratiques du télétravail de chacun, animer une boite à idées, diffuser la culture d’entreprise.
5. Cultiver l’esprit d’équipe
L’organisation proactive de réunions d’équipes hebdomadaires (à date et heure fixe) permet d’insuffler une dynamique de groupe, faire le point régulièrement, ressentir l’ambiance de l’équipe et desceller les besoins de motivation des collaborateurs. Ces réunions peuvent se faire de visu le jour où toute l’équipe est présente dans les locaux, ou en visio-conférence si nécessaire. L’essentiel est d’avoir une bonne synchronisation.
Partager un café le matin avec son équipe, déjeuner avec tous les collaborateurs, célébrer un anniversaire sont autant de possibilités d’échanges informels que le manager doit s’efforcer de susciter les jours non-télétravaillés pour favoriser la cohésion du groupe.
6. Lâcher prise sur les horaires
La clé du succès du travail à distance est le contrat de confiance qui s’instaure entre le manager, le collaborateur à distance et son équipe. Accepter de ne plus être en contrôle de tout ce qui se passe dans l’équipe, c’est par exemple laisser de l’autonomie à ses collaborateurs en matière de rythme de travail. Les journées de télétravail sont particulièrement productives parce que le collaborateur est maître de son organisation et n’est pas ralenti par des réunions ou les interruptions intempestives des collègues ou du manager.
Dans la limite des contraintes de chaque activité, le manager doit offrir à ses collaborateurs une certaine flexibilité dans leurs horaires de travail à distance. Un collaborateur qui se sent responsabilisé optimise la gestion de sont temps. Le secret de la responsabilisation ? Une communication claire des missions de chacun et des règles du jeu : délais, points d’étapes, communication des informations… A la clé de ce lâcher-prise sur le thème des horaires dans un cadre maîtrisé : un gain d’efficacité pour le manager et toute l’équipe.
Par Caroline de la Tournelle et Judy Raffray
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